Deep Stack GmbH

Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verarbeiten, an wen wir sie gegebenenfalls weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

1. Verantwortlicher und Kontakt

1.1 Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Grundlagen der Datenverarbeitung

2.1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website, für die Kommunikation mit uns per E-Mail, Telefon und Kontaktformular, für die Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen sowie für die Nutzung der von uns bereitgestellten Software- und KI-Dienste, soweit wir dabei als Verantwortlicher handeln. Verarbeiten wir Daten ausschließlich weisungsgebunden für unsere Kunden, handeln wir als Auftragsverarbeiter; maßgeblich sind dann die Datenschutzhinweise des jeweiligen Kunden sowie der mit ihm geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

2.2 Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa für Newsletter, optionale Cookies oder Reichweitenmessung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrages oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung unserer berechtigten Interessen, etwa an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt, an der Abwehr von Angriffen, an der Direktwerbung gegenüber Geschäftskunden sowie an der Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• § 25 Abs. 1 TDDDG – Einwilligung in das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät bzw. den Zugriff darauf; § 25 Abs. 2 TDDDG, soweit dies zur Bereitstellung eines ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich ist;
• § 26 BDSG – Verarbeitung im Beschäftigungskontext, insbesondere im Bewerbungsverfahren.

2.3 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Handelsbriefe unterliegen regelmäßig einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, Buchungsbelege und Rechnungen von zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Nach Fristablauf werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht ausnahmsweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin benötigt werden. Konkrete Fristen nennen wir, soweit möglich, bei den einzelnen Verarbeitungen.

2.4 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten an Dienstleister weiter, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen – etwa Hosting- und Rechenzentrumsbetreiber, Anbieter von Cloud- und KI-Infrastruktur, E-Mail-, CRM- und Ticketsysteme, Buchhaltungs- und Steuerberatung sowie IT-Wartung. Soweit diese Dienstleister Daten weisungsgebunden in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit ihnen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Eine Übermittlung an weitere Dritte erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. gegenüber Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) oder die Übermittlung zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen erforderlich ist. Ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.

2.5 Datenübermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit im Einzelfall eine Verarbeitung in einem Drittland stattfindet, geschieht dies nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt (etwa für nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen), wir Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen vereinbart haben oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO greift. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie der Garantien zur Verfügung.

2.6 Datensicherheit

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung sowie gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen insbesondere eine Transportverschlüsselung unserer Website mittels TLS (erkennbar an „https://“ und dem Schlosssymbol in Ihrem Browser), Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung ruhender Daten, Protokollierung, Backups sowie regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung unserer Schutzmaßnahmen.

3. Verarbeitung beim Besuch unserer Website

3.1 Hosting

Unsere Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die dabei erhobenen personenbezogenen Daten werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unseres Onlineangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie, bei Vertragsanbahnung über die Website, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Hoster: Hetzner, Serverstandort: Falkenstein, Sachsen

3.2 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere:

• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Meldung über erfolgreichen Abruf bzw. HTTP-Statuscode,
• verwendeter Browsertyp und dessen Version,
• Betriebssystem und Oberfläche,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts.

Diese Daten dienen der Auslieferung der Website, der Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität sowie der Aufklärung missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt. Die Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Beweissicherung bei einem sicherheitsrelevanten Vorfall länger benötigt werden.

3.3 Cookies und vergleichbare Technologien

Auf unserer Website setzen wir Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage) ein. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Technisch notwendige Cookies ermöglichen Grundfunktionen wie Sitzungsverwaltung, Lastverteilung, Spracheinstellungen und Sicherheitsfunktionen; ihr Einsatz ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, die anschließende Datenverarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle nicht unbedingt erforderlichen Cookies – insbesondere zu Analyse-, Komfort- und Marketingzwecken – setzen wir ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zusätzlich können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies generell abgelehnt oder beim Schließen gelöscht werden; in diesem Fall stehen möglicherweise nicht alle Funktionen der Website vollständig zur Verfügung.

3.4 Webanalyse und Reichweitenmessung

Wir nutzen Rybbit, eine selbst gehostete, cookiefreie Webanalyse-Lösung, die wir als Deep Stack GmbH selbst betreiben, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. Erhoben werden dabei ausschließlich anonymisierte, aggregierte Kennzahlen wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Referrer und ungefähre Region; eine Speicherung von Cookies oder anderen wiedererkennbaren Kennungen auf Ihrem Endgerät findet nicht statt.

Da die Messung cookiefrei und vollständig anonymisiert erfolgt, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Analyse und Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

3.5 Eingebundene Inhalte Dritter

Wir binden – soweit vorhanden – externe Inhalte wie Schriftarten, Kartendienste, Videos oder Formular- und Terminwidgets ein. Dabei erhält der jeweilige Anbieter technisch bedingt Ihre IP-Adresse und weitere Verbindungsdaten. Solche Inhalte laden wir erst nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) oder binden sie lokal ein, sodass keine Verbindung zu Servern Dritter aufgebaut wird.

Eingebundene Dienste: Schriftarten werden lokal gehostet; Kartendienste, Videoplattformen und Terminbuchungswidgets binden wir auf unseren öffentlichen Seiten derzeit nicht ein.

4. Kontaktaufnahme und Kommunikation

4.1 Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten – regelmäßig Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie den Inhalt Ihrer Anfrage – zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Wir löschen diese Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bei geschäftlicher Korrespondenz gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen nach Abschnitt 2.3.

4.2 Terminvereinbarung und Produktdemonstrationen

Für Beratungsgespräche und Produktdemonstrationen können Sie einen Termin buchen. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, gewünschter Termin sowie optionale Angaben zu Ihrem Anliegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Videokonferenzen

Für Online-Besprechungen setzen wir Videokonferenzsysteme ein. Dabei werden Anmeldedaten, Meeting-Metadaten, Audio- und Videodaten sowie gegebenenfalls Chatnachrichten und geteilte Inhalte verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Terminen im Rahmen eines Vertragsverhältnisses, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger Information und, soweit erforderlich, mit Einwilligung aller Teilnehmenden.

Eingesetztes System: MS 365, Microsoft Ireland Ltd

5. Geschäftspartner-, Kunden- und Lieferantendaten

5.1 Anbahnung und Durchführung von Verträgen

Im Rahmen von Angeboten, Vertragsabschlüssen und deren Abwicklung verarbeiten wir Stammdaten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift), Kontaktdaten, Vertragsdaten (Leistungsumfang, Laufzeit) sowie Zahlungs- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die steuer- und handelsrechtliche Dokumentation Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und für die Pflege der Geschäftsbeziehung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Empfänger sind je nach Sachverhalt unsere Steuerberatung, Banken, Zahlungsdienstleister sowie eingesetzte CRM- und Buchhaltungssysteme.

5.2 Nutzung unserer Software- und Plattformdienste

Stellen wir Ihnen eine Anwendung oder Plattform bereit, verarbeiten wir zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes Registrierungs- und Nutzerdaten (z. B. Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen), Authentifizierungsdaten sowie technische Nutzungs- und Protokolldaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit, Missbrauchserkennung und Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Inhaltsdaten, die unsere Kunden in die Plattform einbringen, verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf Grundlage des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrages.

5.3 Einsatz von KI-Systemen und Unterauftragsverarbeitern

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir Dienste für künstliche Intelligenz und Cloud-Infrastruktur ein. Eingaben und Ergebnisse werden dabei an den jeweiligen Anbieter übermittelt und dort ausschließlich zur Verarbeitung des konkreten Auftrags genutzt. Mit den Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; eine Nutzung der übermittelten Daten zum Training der Modelle der Anbieter ist vertraglich ausgeschlossen. Soweit möglich, wählen wir Verarbeitungsregionen innerhalb der Europäischen Union. Für etwaige Übermittlungen in Drittländer gelten die Garantien nach Abschnitt 2.5.

Eingesetzte Dienste: Gemini Enterprise Agent Platform (ehemals Vertex AI), Region EU; Microsoft Foundry, Region EU; Amazon Bedrock, Region EU.

6. Newsletter und Direktwerbung

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie optional angegebene Daten wie Name und Unternehmen. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Eintragung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; der Versand beginnt erst nach Bestätigung. Zum Nachweis protokollieren wir Anmeldung und Bestätigung einschließlich Zeitpunkt und IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für die Protokollierung Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an uns abbestellen. Nach Abmeldung löschen wir Ihre Daten aus dem Verteiler; die Anmeldeprotokolle und eine Sperrliste zur Vermeidung erneuter Zusendung bewahren wir zu Nachweiszwecken auf.

Bestandskundenwerbung per E-Mail für eigene ähnliche Leistungen nehmen wir nur unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG vor; Sie können dieser jederzeit ohne weitere Kosten widersprechen. Newsletter können eine Erfolgsmessung (Öffnungs- und Klickraten) enthalten; diese erfolgt nur, soweit von Ihrer Einwilligung gedeckt.

7. Bewerbungsverfahren

Bewerbungsunterlagen, die Sie uns per E-Mail, Formular oder Post übermitteln, verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Angaben zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Schwerbehinderung) verarbeiten wir nur, soweit dies rechtlich zulässig oder von Ihnen freiwillig mitgeteilt ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG).

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; diese Frist berücksichtigt die Fristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Möchten Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, speichern wir Ihre Unterlagen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für 12 Monate; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, überführen wir die Daten in die Personalakte.

8. Präsenz in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Profile in sozialen Netzwerken, um mit Interessenten, Kunden und Bewerbern zu kommunizieren und über unsere Leistungen zu informieren. Beim Besuch dieser Profile verarbeiten die jeweiligen Anbieter Daten in eigener Verantwortung, insbesondere zu Zwecken der Reichweitenmessung und Werbung; hierauf haben wir nur eingeschränkten Einfluss. Soweit wir gemeinsam mit dem Anbieter über Zwecke und Mittel entscheiden, besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO auf Basis der vom Anbieter bereitgestellten Vereinbarung. Ihre Rechte können Sie sowohl uns gegenüber als auch gegenüber dem Anbieter geltend machen. Rechtsgrundlage für unseren Auftritt ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Genutzte Netzwerke: LinkedIn

9. Ihre Rechte als betroffene Person

9.1 Übersicht

Ihnen stehen gegenüber der Deep Stack GmbH folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Zur Wahrung Ihrer Interessen können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

9.2 Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen. Nach einem solchen Widerspruch werden die Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verwendet.

9.3 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Soweit wir KI-gestützte Systeme einsetzen, dienen deren Ergebnisse ausschließlich der Unterstützung; abschließende Entscheidungen werden durch Menschen getroffen.

11. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, soweit nichts anderes angegeben ist. Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages sind bestimmte Angaben jedoch erforderlich; ohne diese können wir den Vertrag nicht schließen oder erfüllen. Pflichtangaben in Formularen sind entsprechend gekennzeichnet.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Leistungen, technische Entwicklungen oder geänderte Rechtslage dies erfordern. Für Ihren erneuten Besuch gilt jeweils die aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Sofern die Änderungen eine Mitwirkung von Ihnen erfordern – etwa eine neue Einwilligung –, informieren wir Sie gesondert.